Такой заголовок мы выбрали не случайно. Опыт общения с руководителями предприятий, с главными бухгалтерами дает понять, что даже сегодня автоматизация учета многими воспринимается как процесс чуть ли не на грани мистического, который осуществляется по мановению «волшебной палочки» программиста. К сожалению, зачастую такое представление приводит к разочарованию в самом смысле и пользе «автоматизации учета». Поэтому давайте попытаемся развеять миф, созданный распространителями бухгалтерских программ, и посмотреть на проблему автоматизации бухгалтерского и налогового учета объективно.

              Любой руководитель понимает, что систему учета на предприятии необходимо совершенствовать. Каждый бухгалтер желает упрощения ведения учета. Но где же найти ответ на вопрос: «Как реализовать эти цели с оптимальными затратами?» Давайте посмотрим, через что придется пройти предприятию в ходе автоматизации, попытаемся найти «золотую середину» в процессе автоматизации бухгалтерского и налогового учета.

              Ни для кого не секрет, что оперативное управление деятельностью предприятия невозможно без автоматизации бухгалтерского и налогового учёта. Результаты опросов, опубликованные в печати, показывают, что бухгалтеры, применяющие информационные технологии в своей практике, имеют больше шансов на успех и лучшие перспективы на будущее. Выявлена прямая связь между грамотностью в сфере ИТ и профессиональным успехом этой категории специалистов. От каждого третьего бухгалтера, принимаемого на работу в Перми, требуется владение компьютерными программами.

              Конечно, каждый бухгалтер понимает необходимость автоматизации бухгалтерского и налогового учёта для облегчения его ведения, и ждёт «доброго дядю», который решит за него все проблемы. Однако, незнание основ проектирования и внедрения автоматизированных систем, непонимание своей роли в этом процессе порождают пассивность бухгалтера, разногласия с руководителем и другими управленческими работниками. Зачастую бухгалтер лишь отстраненно наблюдает за осуществлением проекта автоматизации учёта на его предприятии, но для успешного результата он должен активно в нем участвовать.

             При автоматизации работы бухгалтерии этот принцип следует уточнить: основная доля ответственности должна возлагаться на главного бухгалтера. Как показывает практика, без его заинтересованности и компетентности в этом вопросе создание достаточно эффективно функционирующей автоматизированной системы бухгалтерского учёта невозможно. Напротив, при заинтересованности и желании бухгалтера такое внедрение ускоряется, повышается его эффективность. На руководителя предприятия при этом ложится ответственность за создание условий для внедрения всего комплекса и обеспечение взаимодействия автоматизированной системы бухгалтерского и налогового учёта с другими управленческими структурами.

Варианты автоматизации

1. Руководство может попытаться автоматизировать учет собственными силами, при этом не изменения систему учета на предприятии. Известно, что многим руководителям текущая работа не позволяет уделять достаточное время переходу, в итоге может получиться, мягко говоря, не совсем тот результат, на который рассчитывали при принятии решения об автоматизации: учет не ложится в программу сразу, все останавливается, либо привлекаются программисты, которые по заданиям бухгалтерии начинают решать отдельно взятые задачи.

Как показывает практика, результатом чаще всего будет являться либо недовольство и последующий отказ от программы, либо бесконечная настройка.

2. Следующий вариант, опять же своими силами, но при этом, главный бухгалтер должен быть профессиональным пользователем внедряемой программы и готов менять привычный учет на тот, что предлагается программой. На него возлагается роль организатора перехода к работе в автоматизированной системе.

Результат: программа будет внедрена, при минимальных затратах.

Основной проблемой данного варианта внедрения программы будет то, что главный бухгалтер в одном лице и профессиональный пользователь программы, и постановщик задачи, и внедренец – большая редкость. К тому же текущие вопросы обычно не позволяют ему в достаточной мере уделять время организационным мероприятиям.

3. Если Вы решили автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет силами программистов-одиночек (этаких «левшей машинного кода») или силами собственного ИТ отдела, то в этом случае, главный бухгалтер выступает в роли постановщика задачи. В таком случае, есть риск, что программисты, даже будучи достаточно профессиональны, что, поверьте, встречается не так уж и часто, будут крайне медленно налаживать учет и настраивать программу по прописанным требованиям.

Результат: программа будет переписана и очень далека от типовой, будет соответствовать тому учету, который велся до процесса автоматизации.

Опасность: в зависимости от сложности учета процесс автоматизации будет, растянут, возможно, на несколько лет, лично нам известен случай, когда процесс автоматизации бухгалтерского учета, начавшись пять лет назад, именно по вышеизложенному варианту, не закончен и по сей день, огромные средства фактически потрачены в пустую.

4. И последний вариант автоматизации - силами ИТ-консультантов.

Главный бухгалтер выступает в роли и координатора проекта и принимающего окончательные решения по изменению учета.

ИТ-консультанты – люди, обладающие профессиональными знаниями бухгалтерского учета, налогообложения и программного продукта предлагают системные решения любой частной задачи, возникающей в ходе автоматизации.

Результат: будет найден баланс между изменением учета и изменением программы. Проект будет завершен в кратчайшие сроки. Автоматизация по разработанному техническому заданию может производиться любым программистом.

Но, простите за тавтологию, есть одно «но». Если главный бухгалтер откажется менять систему учета на предприятии, то автоматически повторится вариант №3.

              При любом варианте постановки задачи, в процессе автоматизации обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом всех работников своего отдела. Необходимо проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утверждённым ОКУД, а так же формам, имеющимся в программе.

Постановка задачи

               Давайте перейдем непосредственно к автоматизации бухгалтерского учета, конечно, все нюансы этого процесса в статью вместить невозможно, но общие направления мы сейчас попробуем кратко сформулировать. Итак, по результатам предпроектного обследования составляется техническое задание. Ответственность за предпроектное обследование ложится на главного бухгалтера.

                При автоматизации бухгалтерии с помощью тиражной бухгалтерской программы постановка задачи и техническое задание часто не выполняются, равно, как и не составляется проект, что отрицательно влияет на эффективность создаваемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта, такой вариант можно рассматривать только в том случае, когда автоматизация начинается сразу после создания организации.

                Техническое задание необходимо, если для настройки и внедрения бухгалтерской программы привлекаются сторонние сотрудники или организации. Они должны принимать участие в составлении технического задания и подписывать этот документ. Техническое задание обязательно должно быть однозначно трактуемым обеими сторонами и не содержать пунктов, содержание и объем которых определяется в ходе работы.

                 Постановка задачи необходима в любом случае. Если бухгалтерская программа уже выбрана, то при постановке задачи можно учитывать её структуру и особенности, чтобы требуемая настройка оказалась минимальной. Бухгалтер должен ориентироваться в этой программе.

                 Остановимся подробнее на основных процессах автоматизации.

                 Работы по постановке задачи и предпроектному обследованию при автоматизации бухгалтерского и налогового учёта должны включать в себя:

1. Разработка рабочего плана счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчёту может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт наиболее трудоёмок, его данные используются не только учётными работниками, но и всеми управленцами.

2. Составление классификаторов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учёта, т. е. показатели в них представляют собой аналитику счета. Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группировку информации. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта). Сделать это нужно до ввода классификаторов в программу, изменение группировки и кодов в дальнейшем будет крайне трудоемким.

3. Анализ и оптимизация документооборота по каждому участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности необходимо предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно (большинство бухгалтерских программ это допускают). Желательно, чтобы ввод первичных документов происходил одновременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов.

4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возможность ввести вручную, если понадобится, любую корреспонденцию. Но будет удобнее и правильнее, если большая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, что и предусматривают многие бухгалтерские программы. Необходимо рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций.

5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются автоматически на основе введённой информации. Бухгалтерские программы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необходимости позволяют их изменить, ввести новые.

Требуемые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчёты, как правило, уже имеются в хорошо отработанных бухгалтерских программах, и их настройка окажется минимальной. Но для наиболее эффективной автоматизации бухгалтерского учёта все перечисленные работы всё равно следует провести, так как в дальнейшем изменить что-либо может оказаться сложной задачей. Особенно важно продумать систему счетов.

Если объём бухгалтерских работ невелик, а предприятие не имеет достаточных финансовых ресурсов, то можно предусмотреть выполнение части работ вручную (ввод корреспонденций вручную, а не по документам, распределение накладных расходов, закрытие счетов и др.).

Для наибольшей эффективности внедряемой автоматизированной системы бухгалтерского учёта следует автоматизировать работу по всем его участкам. Главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость нужно формировать автоматически. Заполнять баланс, приложения к нему, другие отчёты многие бухгалтеры нередко предпочитают вручную, даже если программа умеет это делать сама.

6. На этапе ввода автоматизированной системы в действие необходимо указать в программе реквизиты предприятия, некоторые параметры учётной политики, откорректировать план счетов, который, как правило, уже предлагается, заполнить классификаторы и ввести вступительный баланс (удобнее на 1-е число года или квартала). Ввод остатков по счетам нужно производить одной датой, по всем аналитическим счетам, тогда сальдо по синтетическим счетам будет получено автоматически. Обычно это довольно большой объём работ, и выполнить их нужно достаточно быстро. При очень больших объёмах бухгалтерских работ ввод новой системы в действие, возможно, производить отдельно по участкам учёта, но только после выполнения всех предварительных работ, так как участки учёта взаимосвязаны между собой и представляют единую систему.

                 Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация – это процесс, который можно сократить по времени, поставив четкие цели и задачи, или растянуть до бесконечности, желая, чтобы весь учет был полностью автоматизирован, до такой степени, чтобы работа бухгалтера свелась к нулю. Сопоставляя стоимость услуг по автоматизации, нужно оценивать цену времени процесса внедрения. А то, что высококвалифицированные специалисты закончат проект быстрее, надеемся не вызывает у Вас сомнения.